L’assistante administrative et financière est un membre clé de l’équipe et un atout indispensable pour toute organisation qui souhaite prospérer dans un environnement compétitif.
Elle travaille en étroite collaboration avec le dirigeant, le directeur administratif & financier et/ou les différents services de l’entreprise. Dans une relation de confiance, elle soutient et conseille le chef d’entreprise et participe activement à la production de valeur ajoutée.
Sa mission principale est de contrôler les budgets et de gérer la trésorerie de l’entreprise. Elle construit et s’appuie sur des tableaux de bord pour le contrôle de gestion, le suivi budgétaire et de trésorerie, et réalise des reporting financiers réguliers.
Elle peut également gérer la correspondance, organiser des réunions, tenir des registres, suivre les paiements, classer les factures, effectuer des rapprochements bancaires et optimiser les processus administratifs.
Véritable bras droit du dirigeant, l’assistante administrative et financière possède une large compilation de compétences techniques et humaines.
- Ses connaissances en finance et comptabilité analytique lui permettent de traiter des données financières, d’expliquer et de suivre les comptes de l’entreprise au quotidien, de surveiller les indicateurs établis et mettre en lumière les points de vigilance.
- Capable de travailler sous pression et de respecter les délais, réactivité et disponibilité sont ses maîtres-mots.
- Efficace dans sa communication, elle facilite et fluidifie les interactions entre les membres de l’équipe et avec les fournisseurs.
- La maîtrise des outils de gestion tels que Pack Office, Sage, Ebp, ERP est essentielle pour construire les tableaux de bord.
- Méthodologique et rigoureuse, elle connaît les stratégies performantes telles que la mise en place de process et d’automatisations pour améliorer la productivité de l’entreprise.
- Ses compétences bureautiques et rédactionnelles lui permettent de gérer efficacement les courriels destinés aux clients et fournisseurs, d’établir des rapports et des comptes-rendus structurés sur les finances de l’entreprise, et de rédiger des procédures détaillées sur les processus financiers de l’entreprise.
- L’assistante administrative et financière veillera également à la sécurité et confidentialité des informations sensibles et des données stockées. Elle se chargera de supprimer les fichiers inutiles et d’optimiser l’espace de stockage, dans le respect de la durée légale de conservation de documents administratifs, commerciaux, bancaires, sociaux et fiscaux pour les entreprises.
- Organisée, elle est en mesure de gérer des tâches multiples et complexes telles que la gestion des agendas, la planification des réunions, la préparation de documents, la tenue de livres de comptes, le respect des délais et des priorités, le suivi des actions, etc.
- Adaptable, elle se forme et s’approprie les nouveaux outils numériques et s’adapte aux nouvelles manières de collaborer (travail à distance) tout en gardant un esprit d’analyse critique pour proposer des solutions innovantes et améliorer les processus existants.
En conclusion, l’assistante administrative et financière joue un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de l’entreprise en aidant à maintenir les opérations en cours et en garantissant la bonne santé financière de l’entreprise.
Pour en savoir plus, deux fiches métier complètes du site APEC Association Pour l’Emploi des Cadres :
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