Savez-vous que :
Gagner du temps dans sa gestion documentaire au quotidien, que celle-ci soit internalisée ou externalisée ;
Assurer sa conformité réglementaire et une bonne gestion des données sensibles ;
Ne pas se laisser envahir par des pièces devenues obsolètes et inutiles, et dont la sécurité des données pourrait être compromise.
Comment faire pour ne pas se laisser envahir par des pièces commerciales, bancaires, sociales et fiscales devenues obsolètes et inutiles !
La clé : connaître les durées légales de conservation de chaque typologie de documents, afin de s’alléger et de rester organisé tout en assurant sa conformité règlementaire, en cas de contrôle fiscal notamment.
A savoir, vous conserverez pendant un délai de :
5 ans les documents commerciaux
- Les contrats
- Les factures clients ou fournisseurs
- Les bons de commandes et de livraisons
- Les courriers commerciaux
10 ans les documents et pièces comptables
- Les livres et registres comptables
- Journaux d’achat, de vente, de banque, grands livres clients et fournisseurs, etc…
- Les pièces justificatives (factures, reçus de paiement, contrats, bons de commande, notes de frais, etc…)
6 ans les documents fiscaux
- Les livres et registres
- Les pièces sur lesquelles peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration
- L’impôt sur le revenu
- L’impôt sur les sociétés
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
- Les impôts directs locaux
- La CFE
- La CVAE
- La TVA, etc.
5 ans les documents bancaires
- Documents d’ouverture et fermeture de comptes
- Contrats de prêts
- Talons de chèques
- Tickets CB
- Relevés de comptes
- Courriers, etc…
5 ans les documents sociaux (à compter de la date de radiation de la société du registre du commerce et des sociétés)
- Les statuts de la société
- Les registres des PV d’assemblées et de conseils d’administration
- Les convocations
Les 3 derniers exercices pour :
- Les feuilles de présence et les pouvoirs
- Les rapports du gérant ou du conseil d’administration
- Les rapports des commissaires aux comptes
5 ans les documents RH
- Contrats de travail et avenants
- Fiches de paie
- Déclaration d’accident du travail
- Registre unique du personnel
- Mise en demeure de l’inspection du travail
- Contrôle CHSCT
3 ans les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires
Durée illimitée : tous les documents relatifs à la carrière du personnel, relevés de salaires annuels ou heures CPF
10 ans les documents relatifs aux comptes annuels
- Bilan
- Compte de résultat
- Annexes.
5 ans les documents de Transport de marchandises
3 ans les déclarations en douane
2 ans les Polices d’assurances (à partir de la résiliation du contrat)
Vous avez un doute sur un document ?
Accédez au simulateur du site officiel du gouvernement
Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation de vos documents ?
Une amende de 10 000 € est applicable en cas de non-communication de certaines pièces justificatives lors d’un contrôle fiscal.
D’où l’importance de connaître les durées légales de conservation des documents !
Quelles solutions pour détruire les archives ?
Dans le cas des archives papier
L’élimination peut se faire par déchiquetage, broyage, incinération ou recyclage.
L’option la plus sécurisée : se munir d’un broyeur-destructeur de documents. Attention il doit remplir les exigences de protection des données, conformément au RGPD.
Autre solution : vous pouvez aussi faire appel à des structures spécialisées dans la destruction de documents.
Les petits trucs quand on n’a pas de broyeur :
- Laisser tremper dans un récipient, pendant au moins 24 heures, vos documents pour les rendre illisibles. Puis mélangez la solution pour diluer complètement le papier dans l’eau.
- Si vous avez une cour ou un jardin, faire un petit feu pour brûler vos documents.
Dans le cas des archives informatiques
Par la destruction du support : clés USB, disquettes, CD, disques durs, etc…
Puis faire appel à un organisme spécialisé dans la destruction d’archives et de déchets informatiques.
La bonne nouvelle, en allégeant vos disques durs, vous participerez à réduire votre impact environnemental !
Connaître les durées légales de conservation de vos documents vous permet ainsi de vous assurer un contrôle fiscal sans embûches, mais aussi d’optimiser vos espaces de stockages et d’archivage et de réduire votre empreinte carbone.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Le plus simple est d'en parler de vive voix ! Je serai ravi de découvrir vos problématiques et de vous aider à trouver une solution !
