En tenant une gestion régulière, vous optimisez vos ressources et maximisez votre productivité.
Les indispensables pour bien gérer l’administratif financier de son entreprise en 6 points
1 - Tenir sa « pré-comptabilité » à jour
La tenue régulière de la pré-comptabilité est cruciale pour une gestion efficace.
La pré-comptabilité consiste à enregistrer régulièrement et à suivre avec précision les flux financiers de l’entreprise avant de les transmettre à votre expert-comptable.
Cela comprend l’enregistrement :
- Des dépenses ou achats (factures fournisseurs, frais généraux fixes et variables, etc.)
- Des ventes (factures clients)
- Des opérations bancaires en effectuant un pointage régulier entre les relevés bancaires et les opérations effectuées au débit et au crédit.
Véritable aide au pilotage de votre activité, la pré-comptabilité facilite la prise de décisions éclairées et la gestion comptable, tout en minimisant les erreurs lors de la préparation des bilans et des déclarations fiscales.
2 - Établir un calendrier de dates butoir
Pour une gestion proactive de votre entreprise, intégrez à votre calendrier numérique de dates butoir :
👉 Les périodes de déclarations fiscales (TVA, IS, CFE, CVAE, etc.)
👉 Les déclarations sociales (URSSAF, Mutuelle, Prévoyance, formation continue, Médecine du travail, et autres cotisation)
👉 Les abonnements et contrats annuels (assurances, logiciels, etc.)
👉 La deadline du dépôt des comptes annuels et de l’AGO
👉 La maintenance annuelle du matériel technique (extincteurs, contrôles techniques des véhicules…)
3 - Rester vigilant sur le décalage des paiements
Le décalage des paiements peut avoir des implications sur la gestion de la trésorerie de votre entreprise.
Lorsqu’il y a un décalage entre les sorties de trésorerie (paiements) et les entrées de trésorerie (recettes), cela peut affecter la liquidité et la capacité de l’entreprise à honorer ses obligations financières à court terme.
Une solution à envisager : anticiper la faible activité économique du mois de janvier et le paiement des cotisations sociales en négociant une autorisation de découvert auprès de votre banque. Ce qui nécessite une anticipation supplémentaire, car il est communément admis que l’obtention d’une autorisation de découvert est plus favorable lorsque la situation financière de l’entreprise est solide.
4 – Le client : veillez à respecter le suivi de vos devis et factures, entretenez la relation
Soyez toujours réactif et proactif ! Envoyez votre facture rapidement idéalement dans un délai de 15 jours à la livraison.
5 - Se faire accompagner :
👉Par un cabinet comptable et juridique
Un cabinet comptable et juridique vous assure une gestion financière conforme aux réglementations en vigueur. Le fait de savoir vos finances entre les mains de professionnels qualifiés offre une tranquillité d’esprit précieuse.
Un cabinet comptable et juridique prend en charge la tenue de vos comptes, les déclarations fiscales, la préparation du bilan, le dépôt des comptes annuels, l’AGO, ainsi que des éventuelles modifications juridiques nécessaires, telles que le transfert du siège social ou la modification de la gérance.
👉 Par une assistante administrative et financière externalisée
L’externalisation de votre gestion auprès d’une assistante administrative et financière est une option intéressante. Vous retrouvez de la bande passante et de la flexibilité opérationnelle.
Et bien que cela représente une dépense, externaliser la gestion administrative et financière vous permet très souvent d’identifier des économies et de réduire vos postes de coûts.
Gardez le contrôle tout en vous appuyant sur des experts pour vous accompagner dans votre croissance.
Une assistante administrative et financière assure le suivi régulier de votre pré-comptabilité et la transmission des documents en temps et en heure à votre expert-comptable, vous offrant une visibilité au carré sur vos comptes.
6 - Être acteur de sa gestion d'entreprise
Même accompagné d’un expert-comptable et d’une assistante administrative et financière, il est essentiel de rester aux commandes de son entreprise en tant que dirigeant. Garder la main sur votre gestion, c’est prendre une part active et engagée dans le développement de votre activité, la gestion des ressources humaines, des finances et des opérations quotidiennes.
La bonne maîtrise de la gestion de votre activité vous aidera à être proactif et adaptable, à prendre les meilleures décisions, et à atteindre vos objectifs définis.
Quels seront les bénéfices de cette bonne organisation ?
- Une productivité accrue : La planification des tâches dans un échéancier permet d’éviter les retards et les procédures pénalisantes, et vous fait gagner un temps précieux. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches plus importantes et maximiser leur productivité.
- Une réduction des coûts : Une organisation administrative efficace permet de minimiser les erreurs et les redondances, ce qui peut conduire à des économies de coûts significatives à long terme.
- Une prise de décision éclairée : Lorsque les informations et les documents sont correctement organisés, il est plus facile d’accéder aux données nécessaires pour prendre des décisions éclairées et stratégiques.
- Une meilleure collaboration : Une organisation administrative adéquate améliore la qualité des relations au sein de l’entreprise. Les tâches sont planifiées et anticipées, ce qui évite les urgences et situations stressantes. Les employés partagent des informations plus facilement, en temps et en heure, au service d’une meilleure coordination et d’une plus grande efficacité.
- Une conformité réglementaire : Une bonne organisation administrative permet de garder une trace précise des documents et des dossiers, ce qui facilite le respect des réglementations en vigueur. Cela peut réduire le risque de pénalités et de litiges.
- Une image professionnelle : Une entreprise avec une organisation administrative solide projette une image positive et crédible. Elle inspire confiance aux clients, aux partenaires commerciaux et aux investisseurs potentiels.
- Une croissance saine : Lorsque les processus administratifs sont bien organisés, il est plus facile d’adapter et de faire évoluer l’entreprise. Une base solide permet une expansion plus fluide et une gestion plus efficace des ressources.
Vous souhaitez avoir une bonne organisation en interne ?
Le plus simple est d'en parler de vive voix ! Je serai ravi de découvrir vos problématiques et de vous aider à trouver une solution !
